É obrigação do Departamento de Pessoal das empresas transmitir informações sobre seus funcionários a diversos órgãos, como Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), e a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB). A transmissão desses dados é feita, em parte, por meio das obrigações acessórias trabalhistas e previdenciárias. Muitas vezes, são solicitadas informações em duplicidade, mas em momentos e de formas diferentes, como o CAGED e a RAIS.

A implementação do eSocial será um avanço nesse sentido. A informação será transmitida de forma centralizada e alimentará uma única base de dados digital, a qual ficará à disposição de todos os órgãos. Toda a comunicação será feita em ambiente digital, garantindo mais segurança e confiabilidade, além de economia de papéis e impressões. Com esse nosso mecanismo, algumas obrigações acessórias serão extintas à medida que o eSocial for implementado nas empresas, tais como:

• Livro de Registro de Empregado (art. 41 da CLT): o registro será feito por meio eletrônico
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT): será substituído pelo evento S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho dentro do próprio eSocial.
• Perfil profissiográfico previdenciário (PPP): será integrado ao eSocial, padronizando as informações.
• Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (Manad – Manual Normativo de Arquivos Digitais).
• Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS): será gerada dentro do eSocial.
• Informações à Previdência Social (GFIP): todas as informações que antes eram enviadas através da GFIP/SEFIP serão transmitidas integralmente por diversos eventos constantes no eSocial.
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): todos os vínculos laborais do empregador deverão estar cadastrados e informados no eSocial.
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED): as informações entregues pelo CAGED serão substituídas pelo Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo na ocasião da implantação do eSocial e, posteriormente, através do Registro de Eventos Trabalhistas – RET.
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF: os cálculos são feitos pelo empregador (fonte pagadora), mas as retenções na fonte sobre rendimentos serão informadas no evento S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho.

A obrigatoriedade do eSocial começará em janeiro de 2018 para grandes empresas. Para as demais, inclusive optantes pelo Simples, vigorará a partir de 1º julho de 2018.