É comum a quase todo escritório de contabilidade receber, de seus clientes, documentos de forma desorganizada e não-sistematizada. As empresas possuem e geram uma grande quantidade de documentos físicos ou digitais e, muitas vezes, não conseguem sistematizá-los, armazená-los dentro de uma lógica que facilite o trabalho do contador.

 

A organização de documentos otimiza tempo, tanto das empresas quanto das contabilidade, aumenta a produtividade, evita a perda de prazos e possibilita comprovar que está em dia com as obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas.

 

Essas 6 dicas básicas podem ajudar seus clientes (e seu escritório!) a organizarem melhor seus documentos! Confira:

 

Estabeleça um local específico para guardar os documentos

Estabeleça um local específico para guardar toda a documentação física; todos os papéis estarão reunidos nesse local. Para documentos digitais, estabeleça no servidor a pasta na qual serão armazenados os documentos.

 

Organize a documentação por grupos ou categorias

Tanto os papéis quanto os arquivos digitais devem ser separados por assuntos (Administrativo, Financeiro, Pessoal, Fornecedor, Cliente etc) e, quando necessário, por datas. Isso facilita uma busca posterior por esses documentos.

 

Para arquivos físicos, utilize etiquetas de identificação nas pastas, envelopes ou caixas. No computador, crie pastas com nomes que indicam seu conteúdo. E lembre-se de fazer um backup de tudo, de preferência usando “a nuvem”, para garantir a segurança da informação.

 

Crie um procedimento de arquivamento

Para orientar os funcionários e evitar erros, é fundamental que criar um passo-a-passo para o armazenamento da documentação física ou digital.

 

O procedimento deve ser documentado e estar disponível para todos que tenham acesso à geração ou armazenamento de dados e informações.

 

 

Treine os funcionários

É essencial que os funcionários entendam a importância de armazenar e gerir corretamente as informações que geram e armazenam. Para isso, ofereça um treinamento tanto do procedimento criado quanto da importância dele.

Designe um funcionário para esta tarefa

Delegue a tarefa para um colaborador que monitore e garanta que os procedimentos estejam sendo seguidos por todos. Essa pessoa precisa ter disponibilidade de tempo e habilidade para gerenciar e arquivar os documentos. Isso garante um melhor controle, minimiza erros e otimiza a busca arquivos e documentos.

Use a tecnologia a seu favor

Utilize planilhas, documentos ou sistemas de informação para ajudá-lo!

 

 

Empresas que conseguem manter uma boa gestão da informação oferecem muito mais qualidade nos serviços prestados, mais produtividade e consequentemente, melhor lucratividade.