Segurança, praticidade; esses são os benefícios que você já conhece dos certificados digitais. Conheça os benefícios indiretos.

 

E-mails, chamadas por vídeo, trocas de mensagens em mídias sociais e o uso constante de aplicativos em nossos smartphones. Há anos que uma série de procedimentos virtuais já faz parte do dia-a-dia das pessoas e, é claro, do cotidiano de trabalho de contadores independentes e de escritórios de contabilidade como um todo. Acompanhando os desenvolvimentos tecnológicos ao redor do mundo, realizam-se variadas transações por meios eletrônicos, sejam elas, por exemplo, de informações ou de documentos.

Mas como garantir a segurança e a autenticidade desses procedimentos, tendo em vista os conhecidos riscos do ambiente online? É aí que entram os certificados digitais.

Atualmente opcionais para pessoas físicas, mas obrigatórias para empresas, as certificações digitais são documentos eletrônicos amparados por validade jurídica que, por meio do uso de determinados dados específicos, funcionam como assinaturas. Uma vez que não podem ser transferidas, nem entre pessoas nem entre negócios, fazem com que seja possível identificá-los, legitimando operações. Além disso, por meio do bloqueio de arquivos já assinados, tal qual do uso de elementos criptografados, preservam-se informações, dados e mensagens em geral.

Confira, a seguir, mais alguns benefícios proporcionados pelos certificados digitais:

 

1 – Ajudam na redução de custos

Num mercado exigente e competitivo como o da contabilidade, é fato que os profissionais devem se esforçar para otimizar os processos por eles realizados, de modo a evitar o dispêndio de dinheiro de forma desnecessária. Sendo assim, pode-se dizer que, nesse caso, o uso de certificados digitais tem muito a contribuir.

Isso porque colaboram para reduzir custos como transporte de documentos por meio de motoboys ou dos próprios funcionários, que por vezes precisam se deslocar para resolver questões pessoalmente. Também reduzem a necessidade de se comprar infinitos pacotes de folhas de papel e de tintas para impressora, além da frequente manutenção desses equipamentos.

Que tal fazer o teste? Procure calcular quanto você costuma desembolsar com todas essas coisas e reflita sobre como uma diminuição desses custos afetaria o escritório.

 

2 – Diminuem sua necessidade de locomoção

Sair do escritório às pressas e enfrentar o trânsito a caminho do cartório, passar horas em filas de espera no banco ou em unidades dos correios; determinadas atividades realizadas presencialmente podem ser cansativas e frustrantes, alongando-se por mais tempo do que temos disponível e desgastando o colaborador. Possibilitando realizar assinaturas online, os certificados digitais são, portanto, capazes de simplificar esses processos, ajudando a evitar que o contador precise se deslocar de um lugar a outro. Ou seja, oferecem-nos diversas soluções virtuais que, com segurança e praticidade, contribuem para economizar, além de recursos financeiros, justamente o tempo de locomoção.

Além disso, as certificações digitais podem ser utilizadas também em computadores pessoais. Dito de outra forma, muitas vezes não se precisa nem mesmo sair de casa para conseguir trabalhar.

 

3 – E ainda contribuem para a preservação do meio-ambiente

Atualmente, fala-se muito em desenvolvimento sustentável: economizar recursos naturais como água e energia, combater o desmatamento, reciclar e reutilizar. E, buscando estabelecer uma boa relação não só com seu público específico, mas também com a sociedade como um todo, é preciso que profissionais de todas as áreas sejam capazes de se atentar a essas questões, empenhando-se para minimizar seus impactos ambientais.

Os escritórios de contabilidade não estão de fora dessa. Assim, como mencionado acima, quando são utilizados certificados digitais, reduz-se consideravelmente a necessidade do uso de folhas de papel em impressões de notas fiscais ou de documentos para que possam, por exemplo, receber assinaturas. Isso acontece porque, em vez de imprimi-los, são salvos e enviados enquanto arquivos, além de assinados eletronicamente, economizando o papel em si, assim como os demais recursos utilizados em sua produção.

 

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